T&D Systems > Worldwide Presence > TTDA > Privacy Policy

Privacy Policy

* The description in Malay is available below.

Toshiba Transmission and Distribution Systems Asia Sdn Bhd ("TTDA"), in accordance with Toshiba Basic Commitment and Standards of Conduct, protects personal data obtained from its stakeholders in the course of business activities appropriately in accordance with the following Basic Policy, recognizing that personal data is an important asset of each stakeholder and also an important asset for Toshiba, leading to creation of new value.

1. Basic Policy

(a) TTDA strictly observes the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA") on the Protection of Personal Information and relevant laws, guidelines established by the government and other regulations. The PDPA is intended to regulate the processing of personal data in Malaysia and requires TTDA to notify you on matters relating to your personal data that is being processed, or that is to be collected and further processed by us.

(b) TTDA utilizes personal data within the scope of the intended use that is clearly communicated to you, and takes measures not to be used beyond the scope.

(c) While maintaining the accuracy and up-to-dateness of personal data, TTDA strives to prevent unauthorized access to personal data or the leakage, loss, or damage of personal data and continually enhances and remediates information security management.

(d) TTDA responds to your inquiries concerning personal data or requests from you for disclosure of personal data sincerely and without delay.

(e) By submitting your personal data to us, you will be treated as having given your permission – where necessary and appropriate – for disclosures referred to in this policy.

To Top

2. Collection of Personal Data

In order for TTDA to provide you with our Product and/or Services and to operate in an efficient and effective manner, we may need to collect relevant personal information from you either manually or through our website.

All information relating to an identified or identifiable individual (natural person) including:
(a) name
(b) contact details
(c) address
(d) email address
(e) NRIC number
(f) Passport number
(g) Gender
(h) Age
(i) Date of Birth
(j) particulars of spouse or family members
(k) any information which relates directly or indirectly to you, from which you may be identified or may be identifiable from that information, which is collected, recorded, held or stored by TTDA.

3. How do we collect Personal Data

TTDA will only collect personal data by lawful and fair means. TTDA will collect personal data from time to time, when you fill up documents, liaise with us or our representatives; or give it to us or our representatives in person, over the telephone and through websites or third parties you have consented to.

To Top

4. Intended Use of Personal Data

TTDA intends to use personal data of customers and other individuals for the following purposes:

(a) Personal Data of Customers
(i) Shipment of products
(ii) Sending information about products, services or events
(iii) Provision of product support or maintenance
(iv) Responses to inquiries
(v) Issuance of warranty cards and provision of after-sales service under warranty
(vi) Provision of membership services
(vii) Product development, conduct of questionnaire surveys, implementation of product and service monitoring programs
(viii) Execution of contracts
(ix) Business negotiations or meetings with customers
(x) Other legitimate purposes as determined by TTDA
(b) Personal Data of Employees of Business Partners and Other Companies
(i) Communication, discussion, and other contact required for the execution of business
(ii) Business partners' data management and processing of payments and receipts by TTDA
(c) Personal Data contracted from Business Partners
Execution of agreement on contracted operations
(d) Personal Data of Applicants for employment at TTDA
(i) Provision of recruitment information to and communication with applicants for employment (including internships)
(ii) Management of employment-related data at Toshiba

By publishing this Policy in this website, TTDA shall deem the classes of persons mentioned above have already been notified.

To Top

5. Provision of Personal Data

(a) Your Personal Data provided to TTDA or obtained by TTDA shall be kept confidential by TTDA.

(b) However it may be necessary for TTDA to disclose and transfer your personal data to the following parties.
 (i) third party companies, entities or service providers engaged by TTDA to perform certain services on TTDA’s behalf, including the following:
  - insurance providers;
  - storage facility providers;
  - external advisors and other professional advisors, such as auditors and legal firms;
  - contractors and sub-contractors;
  - such other service provider that may be appointed by TTDA;

(c) TTDA shall also disclose and transfer the information to any relevant statutory bodies, regulatory bodies, local authorities and / or other governmental authorities where required and any such person to whom TTDA is required to do so pursuant to a direction or order of such statutory bodies, regulatory bodies, local authorities and/or other governmental authorities.

(d) TTDA may also disclose your Personal Data to our worldwide affiliates or related companies within our group, whether within or outside of Malaysia, where it is necessary or appropriate to enable TTDA to better understand your business needs and better improvement of our products and services, and/or for purposes of data storage and processing.

6. Email and Website

(a) Any personal data provide via your registration through TTDA's Website and any Personal Data contained in the emails and ´Contact Us´ messages sent via TTDA's Website to TTDA shall be used and processed in the manner set out in this Policy.

(b) If you do not wish your Personal Data to be collected via Cookies on our Website, please configure your internet browser to delete or deactivate the cookies.

(c) TTDA Website may contain links to other sites and pages not owned by TTDA. TTDA shall not be responsible for any Personal Data or Information that you may provide to other entity via such links.

To Top

7. Accessing your Personal Data

(a) Subject to payment of an administrative fee, you may access personal data which we collect, use, disclose and/or process about you.

(b) If you wish to access your personal data, please send a written request to compliance@toshiba-ttda.com , including name, contact detail: proof of your identity (copy of driving license or passport) specifying the personal data which you wish to access.

8. Limiting Process of or Correcting your Personal Data

(a) You may request for correction to be made on your personal data, or limiting the processing of your personal data via a written request to compliance@toshiba-ttda.com specifying the personal data which you deem incorrect and providing the correct data or the limitation you wish to have on processing your personal data.

9. Retention Period

It is important to cease the retention of personal data as soon as the purpose of collection is no longer served by the retention; and retention is no longer necessary for business or legal purposes.

10. Amendment to Policy

TTDA reserves the right to amend or modify this policy from time to time without prior notice to you.

To Top

Polisi Privasi

Toshiba Transmission and Distribution Systems Asia Sdn Bhd ("TTDA"), selaras dengan Komitmen dan Tatakelakuan Asas Toshiba, akan melindungi data peribadi yang diperolehi dari pihak berkepentingan dalam menjalankan aktiviti perniagaan dengan sewajarnya berlandaskan Dasar Asas seperti di bawah, mengiktiraf data peribadi sebagai aset penting pihak yang berkepentingan kepada Toshiba, yang membawa kepada penghasilan nilai baru.

1. Polisi Asas

(a) TTDA mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("APDP") berkaitan Perlindungan Maklumat Peribadi serta undang-undang berkaitan, garis panduan yang ditetapkan oleh kerajaan dan peraturan-peraturan lain. APDP berperanan mengawal pemprosesan data peribadi di Malaysia dimana TTDA dikehendaki untuk memaklum kepada anda berkaitan dengan penggunaan data peribadi anda samada ianya sedang diproses atau dikumpulkan dan seterusnya diproses oleh pihak APDP.

(b) TTDA menggunakan data peribadi mengikut skop keperluan sebagaimana yang dimaklumkan kepada anda dengan tidak digunakan di luar skop tanpa kebenaran.

(c) Dalam mengekalkan ketepatan dan kemaskini data peribadi, TTDA berusaha untuk menghalang akses yang tidak dibenarkan, kebocoran, kehilangan, atau kemusnahan terhadap data peribadi dengan terus meningkatkan dan memulihkan pengurusan keselamatan maklumat.

(d) TTDA memberi maklum balas kepada pertanyaan anda mengenai data peribadi atau permintaan anda untuk mendedahkan data peribadi secara jujur tanpa penangguhan.

(e) Dengan menyerahkan data peribadi anda kepada kami, anda akan dianggap telah memberikan kebenaran - jika perlu dan sesuai - untuk pendedahan maklumat sebagaimana dalam dasar ini.

To Top

2. Pengumpulan Maklumat Peribadi

Bagi memastikan kelancaran dan keberkesanan Produk dan /atau Perkhidmatan, terdapat keperluan untuk TTDA mengumpul maklumat peribadi yang relevan daripada anda sama ada secara manual atau melalui laman web.

Maklumat-maklumat berkaitan individu adalah seperti berikut:
(a) nama
(b) no. untuk dihubungi
(c) alamat
(d) alamat e-mel
(e) nombor kad pengenalan
(f) nombor pasport
(g) jantina
(h) umur
(i) tarikh lahir
(j) Butiran pasangan atau ahli keluarga
(k) Sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung, punca atau sumber yang mungkin dikenalpasti atau boleh dikenal pasti dari maklumat yang dikumpulkan, direkodkan, dipegang atau disimpan oleh TTDA.

3. Bagaimana Maklumat Peribadi di Kumpul

TTDA hanya akan mengumpul data peribadi dengan cara yang sah dan adil. Pengumpulan data peribadi dibuat dari semasa ke semasa, sewaktu mengisian dokumen, berurusan dengan wakil syarikat; atau memberi terus kepada syarikat atau wakil syarikat secara peribadi, melalui telefon dan laman web atau oleh pihak ketiga yang diamanahkan .

To Top

4. Tujuan Utama Pengunaan Data Peribadi

Penggunaan data peribadi pelanggan dan orang perseorangan oleh TTDA adalah bagi tujuan berikut:

(a) Data Peribadi Pelanggan
i. Penghantaran produk
ii. Maklumat Penghantaran mengenai produk, perkhidmatan atau acara
iii. Peruntukan sokongan atau penyelenggaraan produk
iv. Maklum balas kepada pertanyaan
v. Pemberian kad jaminan dan peruntukan perkhidmatan selepas jualan di bawah jaminan
vi. Pemberian perkhidmatan keahlian
vii. Pembangunan produk, tinjauan soal selidik, program pemantauan produk dan perkhidmata
viii. Pelaksanaan kontrak
ix. Rundingan perniagaan atau pertemuan dengan pelanggan
x. Lain-lain perkara rasmi yang ditentukan oleh TTDA
(b) Data Peribadi Kakitangan Rakan Kongsi dan Syarikat Lain
i. Komunikasi, perbincangan, dan hubungan lain yang diperlukan untuk pelaksanaan perniagaan
ii. Pengurusan data rakan kongsi dan pemprosesan pembayaran dan penerimaan oleh TTDA
(c) Data Kontrak Peribadi Rakan Kongsi
Pelaksanaan perjanjian operasi kontrak
(d) Data Peribadi Pemohon untuk pekerjaan di TTDA
(i) Peruntukan berkaitan dengan pengambilan dan berkomunikasi dengan pemohon berkaitan tawaran pekerjaan (termasuk latihan industri).
(ii) Pengurusan data berkaitan pekerjaan di Toshiba.

Dengan terbitnya Polisi ini di laman web, TTDA dianggap telah memaklumkan perkara tersebut kepada semua yang berkepentingan dinyatakan diatas.

To Top

5. Penyediaan Data Peribadi

(a) Data peribadi anda yang diberikan kepada TTDA atau yang kumpul oleh TTDA perlu disimpan dan dikendalikan dengan baik.

(b) Walau bagaimanapun, TTDA mungkin perlu mendedahkan dan memindahkan data peribadi anda kepada pihak yang berikut:
 (i) syarikat pihak ketiga, entiti atau penyedia perkhidmatan yang dilantik oleh TTDA untuk melaksanakan perkhidmatan tertentu bagi pihak TTDA, termasuk yang berikut:
  - pembekal insurans;
  - penyedia kemudahan penyimpanan;
  - penasihat luar dan penasihat profesional lain, seperti juruaudit dan firma guaman;
  - kontraktor dan subkontraktor;
  - pembekal perkhidmatan lain yang mungkin dilantik oleh TTDA;

(c) TTDA juga akan mendedahkan dan memindahkan maklumat kepada mana-mana badan berkanun yang berkaitan, badan-badan kawal selia, pihak berkuasa tempatan dan / atau pihak berkuasa kerajaan yang lain di mana perlu dan mana-mana orang persendirian yang berkehendakkan TTDA untuk berbuat demikian dengan menurut arahan atau perintah badan berkanun, badan pengawal selia, pihak berkuasa tempatan dan / atau pihak berkuasa kerajaan yang lain.

(d) TTDA juga boleh mendedahkan Data Peribadi anda kepada syarikat sekutu atau syarikat berkaitan di dalam kumpulan, sama ada di dalam atau di luar Malaysia, di mana perlu atau sesuai untuk membolehkan TTDA memahami dengan lebih baik keperluan perniagaan dan memperbaiki produk dan perkhidmatan yang lebih baik, dan / Atau untuk keperluan penyimpanan data dan pemprosesan.

6. Email and Website

(a) Sebarang data peribadi yang didaftarkan melalui Laman Web TTDA dan sebarang Data Peribadi yang terkandung dalam e-mel dan mesej 'Hubungi Kami' yang dihantar melalui Laman Web TTDA kepada TTDA akan digunakan dan diproses mengikut cara yang dinyatakan dalam Polisi ini.

(b) Jika anda tidak mahu Data Peribadi anda dikumpulkan melalui Cookies di Laman Web kami, sila konfigurasi pelayar internet anda untuk memadam atau menyahaktifkan cookies.

(c) TTDA Laman Web mungkin mengandungi pautan ke laman dan halaman lain yang tidak dimiliki oleh TTDA. TTDA tidak akan bertanggungjawab untuk sebarang Data atau Maklumat Peribadi yang anda berikan kepada entiti lain melalui pautan tersebut.

To Top

7. Mengakses Data Peribadi Anda

(a) Tertakluk kepada bayaran yuran pentadbiran, anda boleh mengakses data peribadi yang kami kumpulkan, menggunakan, mendedahkan dan / atau memproses tentang anda.

(b) Jika anda ingin mengakses data peribadi anda, sila hantarkan permintaan bertulis kepada compliance@toshiba-ttda.com, termasuk nama, butiran pemohon: beserta bukti (salinan lesen memandu atau pasport) dengan menyatakan data peribadi yang anda Ingin akses.

8. Menghadkan Proses atau Membetulkan Data Peribadi Anda

(a) Anda boleh membuat pembetulan pada data peribadi, atau menghadkan pemprosesan data peribadi anda melalui permohonan bertulis kepada compliance@toshiba-ttda.com dengan menyatakan data peribadi yang anda anggap salah dan menyediakan data yang betul serta menetapkan had memproses terhadap data peribadi anda.

9. Retention Period /Tempoh Penyimpanan

Adalah penting untuk menghentikan tempoh penyimpanan data peribadi sebaik sahaja tujuan pengumpulan tidak lagi perlukan dalam urusan perniagaan atau undang-undang.

10. Amendment to Policy / Pindaan Polisi

TTDA mempunyai hak untuk meminda atau mengubah dasar ini dari semasa ke semasa tanpa memberi notis kepada anda.